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  • 财务数字化是单位实现数字化的最佳切入点

  • 责任编辑:新商业 来源: 中国品牌官 2021-07-08 09:05:19
  •    文/王 威  之江实验室

      随着新一代信息技术的发展以及互联网、物联网等概念的进一步推广,“数字化转型”正成为全球社会、科技、经济发展的主线。财务数字化可以说是单位实现全面数字化的最佳切入点。对于事业单位来说,会计基础工作是财务管理的基础性内容,直接影响整个财务管理质量,会计基础工作规范是提高会计基础环节工作质量、顺利推进事业单位财务数字化转型的必要条件。

      会计基础工作对事业单位的影响

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      会计基础工作是会计工作的基本环节,建立规范的会计工作秩序,可进一步提升会计工作水平。事业单位的会计基础工作规范,是指事业单位的财务工作要严格按照国家的规范和标准开展工作,在对现状进行分析的基础上,制定出科学合理的管理方案,以便于将事业单位的经济核算进行规范化处理。

      关于会计基础工作的主要内容,财政部制定并下发了《会计基础工作规范》(以下简称《规范》),并在2019年进行了修订。规范中规定了会计基础工作主要包括以下内容:会计机构和会计人员(会计机构设置和会计人员配备、会计人员职业道德、会计工作交接)、会计核算(会计核算一般要求、填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务报告)、会计监督、内部会计管理制度。

      数字化时代信息技术的进步给会计基础工作带来的影响主要体现在以下方面:

      对会计机构设置和会计人员岗位分工的影响。数字化改变了以核算为主的传统财务工作,扩展了财务人员工作的范围,财务人员的工作延伸到了业务前端,将以数据信息收集为主,甚至拓展到单位外围业务流程中。

      对会计核算的影响。首先是会计核算的实时化和自动化。会计工作与信息技术结合后,会计信息的处理、传输、使用呈现出电子化、自动化、无纸化和实时化特点。

      其次是出现大量的集成凭证。集成凭证是指前端生产经营业务信息,通过信息系统集成生成的会计凭证。为了提高管理效率,尤其是解决财务管理的需求,很多事业单位开发软件与财务软件进行集成,实现财务凭证信息的推送,如科研系统推送科研项目立项凭证信息、预算管理系统推送预算下达凭证信息、收费系统推送收入凭证信息等。

      此外是凭证审核工作变化。数字化应用技术的发展使会计流程与业务流程紧密集成,业务发生同时产生会计凭证。凭证都是以业务为基础,系统前段固化设置后,只要信息录入正确,就会自动生成正确的会计凭证。在凭证的审核过程中,参与审核的人员,不只有会计人员,而是由财务部门与业务部门共同参与原始凭证的审核。

      对内部会计监督的影响。内部会计监督,指单位内部的会计机构和人员监督内部经济活动的合法性、合理性、会计资料的真实性和完整性。数字化改变了监督环境。数字化推进了在线稽核方式,拓宽了会计监督范围。

      首先是转变了财务稽核模式。数字化环境下,会计监督最有效的监督方式是在线稽核,该方式是通过在数字化平台设置稽核规则,对财务和业务数据进行统计和分析,根据其分析结果,判断和查找问题的稽核方式。

      其次是拓宽内部会计监督范围。在数字化环境下,财务人员不再是单独静态的依据财务计划、内部预算、法律法规等监督单位的经济活动,而是在不同的财务和业务数据库中,查找和分析相关数据,发现问题和风险。

      对会计档案管理的影响。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料,它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。财务数字化后会计档案管理模式、档案管理职责等都发生了改变。

      首先是会计档案管理模式转变为以数字化为主。数字化环境下,会计档案内容包括纸质档案和电子档案。并且随着OCR、语音识别等新技术的日趋稳定,单位数字化进程的不断加快,电子结算单、电子银行回单、电子发票等电子形式的凭证越来越多地融入到单位的财务管理当中,档案管理已经由传统模式过渡到以系统为主的数字化模式,且成为单位重要的“数字资产”。

      其次是会计档案管理主体变化。数字化后,会计档案管理职责需由财务部门、档案管理部门、信息化部门共同承担。信息化部门负责全单位电子会计档案的归档和保管,并负责对信息系统进行维护,技术安全保障和监督检查。

      数字化背景下会计基础工作存在的问题

      财务部门与业务部门职工分工不清晰。传统的财务管理表现为财务与业务相互独立。财务管理属静态管理,数字化背景下,绝大部分会计信息的形成是由前端业务部门业务信息的录入,前端业务部门的工作直接影响会计信息质量。因此,会存在一些职责不清晰的情况。

      尚未建立与数字化相匹配的财务人才体系。在财务信息化建设方面,部分事业单位面临一定的人才瓶颈。建设一个集战略、业务和核算财务于一体的财务组织、一支专业能力过硬、协同高效的财务人才梯队,是实现数字化的前提。

      会计业务数据质量不高。财务数据和业务数据没有统一规划。数字化的基础是数据。目前,事业单位的IT体系由一些独立的系统构成,如:采购系统、资产系统、财务系统、薪酬系统均为“数据孤岛”,各系统间尚未完全打通,信息在各系统间无法自动交互。数据凌乱地散落于各系统中,很难全面地整合起来,并加以有效挖掘应用。

      另一方面,业务数据影响会计信息质量。业务部门在执行前端业务活动时,缺少具体的标准,不能严格按照会计信息核算要求输入业务会计信息,业务信息录入过程差错率较高,影响了会计信息质量。

      数字化财务的制度不健全。科学有效的规章制度,是保障事业单位会计工作开展的前提,随着经济的发展、数据化发展,事业单位现有的财务管理制度部分内容已不适用,相应的管理制度等修订不够及时。

      会计档案存在安全隐患。首先是会计档案信息保存风险。电子会计档案的存储媒介是计算机,这些设备失效、老化或者发生毁损,就会影响会计档案信息。其次是泄露会计档案信息风险。如网络缺乏科学合理的安全防范措施,防火墙或防盗软件不能够满足系统的需要,为黑客提供了机会,导致会计档案信息泄露,造成严重的后果。此外是修改会计档案信息的风险。会计档案中的电子资料很容易被修改,且很难被发现,对会计档案信息的安全造成了严重威胁。

      数字化背景下会计基础工作的改进建议

      完善会计机构设置。在数字化的条件下,需重新定义事业单位财务管理职责,系统化梳理组织架构之间的关系,合理划分财务职能,明确前置与后移职能的角色定位与职责范围。同时,搭建和完善基础支撑保障体系,包括组织、流程、系统、人才、制度等,为财务职能的数字化转型提升建立基础。

      以构建数据中台为核心,治理数据。数字化是财务转型的基础保障。建设“业财融合,数据赋能”的数据平台,改变烟囱式管理数据孤岛与IT架构的局面,实现业财数据贯通,全面提升财务的信息化运行能力、数据挖掘能力、推动财务管理从信息化向数字化转型,最终实现数字化财务转型。

      重塑业务流,提高业务数据的质量。将分散的基础业务数据打散后集中起来,进行专业分工和流程再造,通过信息化手段,创造一个适应于数字时代的数字业务流程,在此基础上,建设覆盖全业务流程的财务信息系统,实现对财务信息的快速处理和实时共享。

      培养复合型知识结构的财务人员。数字化背景下,会计人员要不断更新专业知识,既要有深度,又要有广度,要成为精准掌握国家制度,精通会计准则、会计制度、财税制度,具有大数据收集、处理和分析能力,具有信息化专业知识,具备会计职业判断能力的复合应用型人才。事业单位应建立健全财务人才培养机制,通过定位人才培养目标、完善知识结构与课程体系、多元化培训方式等手段,培养和造就一支适应数字化转型的复合型财务团队。

      建立财务数字化转型业务管理制度体系。基于国家法规的基础上结合单位的自身特性,更新事业单位的管理制度、操作规范及执行标准等,建立一整套新的管理制度体系,确保数字化转型后,新的管理方式在各个管理层面上都得到标准化的落地和执行。

      加速信息化建设,确保会计档案的安全和质量。在全面数字化的影响下,单位应该加强信息化建设,提高电子会计档案的质量,同时加大资金投入,建立会计档案数据库,对硬件设施进行及时的更新换代,做好系统的维护工作。

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