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档案数字化建设让企业档案管理更高效

  文/王娟陕西华燕航空仪表有限公司

  在数字技术飞速发展和广泛应用的影响下,档案管理工作正在由纸质化向数字化转变,该转变不仅可以有效提高档案管理工作质量,也有助于企业提升核心竞争力,进而实现高质量的可持续发展。因此,我们对档案数字化建设与企业档案管理展开讨论,具有重要的现实意义。

  档案数字化建设的现实意义

  数字化档案是基于计算机技术、扫描技术以及存储技术等发展起来的一种新形式档案。2020年—2022年,档案数字化从业人员始终保持增长,人数由1.75万人增长至1.9万人,增长率为8.57%。同时,档案数字化市场规模在此期间也实现了显著扩张,从2020年的60.03亿元增长至2022年的72.64亿元,增长率为21.01%。新时期,企业推进档案数字化建设,具有深远的现实意义:

  满足新时代企业发展需求。企业利用数字化技术对档案数据进行分类、上传和管理,可实现数据信息的共享,为工作的高质量开展奠定良好基础。同时,数据信息获取的高效性,也极大地激发了企业员工的工作动力和激情,有利于其持续为企业发展作出贡献。

  有效提升档案管理质量。将档案数据信息数字化后,企业员工可以根据自身实际需求,不受时间和空间的限制,随时随地获取档案数据,从而极大地提升了工作效率。同时,还可以切实解决以往纸质档案容易破损、丢失的问题,实现了对档案的永久保存,确保了档案信息的安全性和可靠性。

  企业档案数字化管理的有效路径

  构建健全的数字化管理体系

  针对档案管理流程烦琐的问题,企业可以基于档案数字系统设计不同的功能模块,包括档案录入模块、档案保密模块等,以实现各模块的独立运行,从而减轻档案管理人员的工作量,确保档案管理人员始终保持工作活力。

  针对不同类型的档案,企业进行分类管理,这不仅有助于实现档案数据的快速检索,更能显著提升档案管理的效率和准确率。企业应要求档案管理人员定期对档案数据信息进行维护、更新,以确保档案数据信息的完整性、正确性。健全的数字化管理体系,不仅可以满足员工的查阅需要,更能使档案管理与企业发展需求契合,进而成为企业持续稳定发展的重要支撑。

  打造完善的档案数据库

  档案数据库的有效建设,对于优化档案管理流程与提高档案数据利用效能具有显著作用。因此,企业要从目录管理与专题分类两方面入手,构建档案数据库。

  企业打造目录数据库时,强调档案管理人员需要在将档案分类的基础上,根据档案名称和具体内容,在计算机系统中录入关键数据,进而形成条理清晰的目录数据库。依托此数据库,企业员工可以快速地对所需要的资料进行检索,从而为各项工作更加顺利开展提供有力支持。

  若只打造目录数据库,将难以确保检索定位的时效性,导致企业员工需要档案资料时,仍需耗费大量时间查阅。因此,构建专题数据库尤为必要。例如,可打造2023年度企业档案工作创新二类案例、三类案例等专题数据库,以便为企业员工在创新工作中提供及时、有效的借鉴与指导。专题数据库模块内的目录数据检索功能,将助力员工迅速、准确地获取所需信息,从而实现档案数据高效利用与全面覆盖。

  夯实档案管理数字化基础

  档案管理数字化建设需要以数字化技术为基础,因此,企业要进一步加大对数字化技术的投资,切实夯实数字技术基础,确保档案管理工作能够高质量落实。首先,企业要引进先进的数字化设备,如打印机、扫描仪等,确保纸质档案可以顺利转化为数字格式。同时,企业还要加强对人工智能技术、大数据技术等的关注和探索,并主动将其应用于档案管理之中,以提升档案管理数字化的整体水平。

  企业要提升自身数字化技术应用能力,为此,可定期邀请数字化专家为档案管理人员授课,帮助其了解最新的数字化管理经验与技术,为全面实现档案管理数字化提供有力保障。同时,企业还可以组织档案管理人员参加研讨会和组织培训等,使其能够充分地掌握数字化设备的使用技巧、档案管理信息系统的使用方法等。在培训时,还可以将企业文化融于其中,引导档案管理人员主动学习与档案数字化管理有关的技术和知识,并能全身心地投入档案管理工作。

  做好档案数字化的保密工作

  相较于传统纸质档案,数字档案具有易于复制、传播的特点,安全隐患较大,因此,企业要做好数字化档案的保密工作。首先,要构建完善的数字化档案保密制度。数据库管理员每日对系统数据作更新备份,每月对系统数据作完全备份;不得越权随意删除、修改计算机系统内的数据;对需长期保存的备份数据定期进行检查并转储;不得擅自将处理涉密信息的计算机及移动存储介质、传真机、复印机等办公自动化设备交由外部人员维修。数字化档案保密制度的构建可以从根本上实现对数字档案的保护。

  强化档案管理者的保密意识。作为数字化档案保密工作的核心力量,档案管理人员的工作具有举足轻重的地位。因此,企业要积极利用宣传、培训等方式,持续提升档案管理人员的保密防范意识,使其在完成工作的过程中能主动履行数字化档案的保密职责。此外,提升档案使用者的保密意识同样不容忽视。鉴于档案在使用的过程中存在较大的泄露风险,企业要明确档案使用者的查阅准则,要求档案使用者在使用过程中,严格遵守既定的规范和制度,准确把握自身需要承担的法律责任。

  加强网络安全技术的应用。首先,需要采用先进的防火墙技术,以有效阻止非授权的外部访问,并在源头上预防计算机病毒的侵入,从源头上保证数字化档案的安全性。其次,对于重要的档案数据信息,企业可以采取加密技术,防止信息泄露问题发生,确保数据的机密性。此外,为规范员工行为,企业可以针对不同层级的员工设计不同访问权限,避免非档案管理人员随意调取或篡改档案。最后,为降低数字化档案丢失所产生的负面影响,要加强对备份技术的应用,企业需要定期对档案数据信息进行备份,并严格保护和管理备份载体,以确保在发生意外时能够快速恢复数据,减少潜在损失。

  档案是企业实现长久发展的重要支撑,数字化管理是提高档案利用率、推动企业高质量发展的重要手段。新时期,企业应深刻认识到数字化技术的优势,并积极探索数字化技术和档案管理的有效融合路径,以实现档案管理工作的现代化转型。